III. Beschlussvorschlag:

Der Gemeinderat beschließt die Beschaffung einer RFID-Anlage für die Mediathek nach Vorstellung der Angebotsbewertung.

I. Sachverhalt:

Die öffentlichen Bibliotheken haben sich seit Jahren von einem Ausleihbetrieb hin zu einem Lernort und einem Ort der Begegnung gewandelt. Die derzeitige Entwicklung in der Medienwelt bringt zusätzlich großen Veränderungsbedarf in der Bibliotheksarbeit mit sich. Noch nie wurde Wissen weltweit so schnell verbreitet wie heute, ändern sich Informationsträger so rasant. Für einen mündigen Umgang mit Informationen und die Beurteilung der Wertigkeit bedarf es mit den öffentlichen Bibliotheken Institutionen, die als kompetente Wegweiser zum Auffinden der „richtigen“ Information fungieren. Zukünftig wird sie noch stärker zu einem wichtigen Partner und einer Anlaufstelle, insbesondere durch ihre Lage im „Campus“ an sich und besonders in der Bildungslandschaft werden.

Zurzeit werden Medien in der Mediathek an der Ausleihtheke mit der Bibliothekssoftware bibliothecaPlus verbucht. Jedes Medium ist mit Magnetstreifen-sicherungsetiketten und integriertem Barcode ausgerüstet.

Die Selbstverbuchung mittels RFID-Technik ist mittlerweile international und auch deutschlandweit zu einem Standard für Bibliotheken geworden. Zahlreiche Bibliotheken vergleichbarerer Größe verwenden bereits RFID (Achern, Oberkirch, Lahr etc.).

Die RFID Technik nutzt ein Verfahren zur Energie- und Datenübertragung mit Hilfe von Radio-Wellen. Dafür werden sogenannte Transponder in die Medien implementiert.  Das in Bibliotheken verwendete RFID-Etikett ist ein passiver Transponder. Diese unterscheiden sich von den ebenfalls auf dem Markt erhältlichen 'aktiven' Transpondern dadurch, dass sie ausschließlich bei direktem Kontakt mit dem elektromagnetischen Feld des Lesegerätes ihre Energie beziehen (dies geschieht in einem Radius von ca. 30-40 cm). Sie können also nur über eine kurze Distanz Daten an unsere Lesegeräte übermitteln. Dieser Vorgang dauert pro Verbuchung unter einer Sekunde.

Aufgrund seiner Antikollisionsfunktion kann ein RFID-Lesegerät mehrere Transponder gleichzeitig erfassen und unabhängig voneinander ansprechen. Es können Daten aus dem jeweiligen Chip ausgelesen und geschrieben werden. Die Datenübertragung kann aus geringer Distanz und ohne direkte Sichtverbindung zwischen Transponder und Lesegerät erfolgen. Der Reader erzeugt mit Hilfe seiner Antenne ein elektromagnetisches Feld. Zur Datenübertragung wird in Bibliotheken einheitlich die Frequenz 13,56 MHz (Hochfrequenz) verwendet und ist damit kleiner als die allen bekannte Radio- und Fernsehempfangstechnik, die UKW-Frequenz. Der Reader ist über eine zusätzliche Schnittstelle mit einem PC verbunden, um die empfangenen Daten weiterzuleiten und dort weiterzuverarbeiten.

Die Sendeleistung aller RFID-Geräte unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben. Die geplanten RFID-Lesegeräte und -Etiketten sondern keine Dauerstrahlung ab. Nur im Moment des Lese-/Schreibvorgangs entsteht ein kleines elektromagnetisches Feld, das vergleichbar mit Radiowellen ist. Die spezielle Abschirmung der Lese-/Schreib-Geräte sorgt dennoch dafür, dass das Feld nur dorthin wirkt, wo die Medien aufgelegt werden. Beim Passieren der Sicherungsgates sind die Nutzer ebenfalls nur kürzester Zeit dem Signal ausgesetzt. Alle genutzten Geräte sind nach EN-Norm zertifiziert und CE zugelassen.

Auf diesen Transpondern werden folgende Daten nach dem so genannten 'Dänischen Datenmodell' gespeichert:

- Mediennummer
- Art des Mediums
- Name der Bibliothek
- bei Medienpaketen die Anzahl der dazugehörigen Teile
- Ausleihstatus (verfügbar oder entliehen)

Ein Diebstahlschutzsystem ist integriert. Die Selbstverbuchungsquote in der Medienausleihe kann nach einer anfänglichen Betreuung der Kunden in der Mediathek bis zu 95 Prozent erreichen. Spiele und E-Book Reader werden auch zukünftig an der Theke entliehen bzw. zurückgebracht

Die geplante Anlage besteht aus folgenden Komponenten:

·           Zwei Selbstverbuchungsterminals (hiervon einer höhenverstellbar) für die Ausleihe inkl. Zahlmodule (für Kredit-, EC- & Bankkarten, Münz & Schein inkl. Wechselgeld, Chip & PIN Zahlung, kontaktloses Bezahlen)

·           Ein sogn. intelligentes Medienrückgaberegal

·           Ein 24-Stunden-Rückgabe-Automat (von außen zugänglich)

·           Kleine Sortieranlage mit 3 Containern für die Rückgabe

·           Sicherungsgates am Ausgang

·           Transponder-Etiketten in jedem Medium

Die Selbstverbuchung bietet für die Mediathek folgende Vorteile: 

1.      Qualitätssteigerung des Kundenservices: Nach der Einführung und Etablierung kann der Focus verstärkt auf die eigentlichen bibliothekarischen Aufgaben wie Sprach- und Leseförderung, Vermittlung von Medien- und Recherchekompetenz, Beratung, usw. gelegt werden. Nach der Einführung der Selbstverbuchung können freiwerdende Personalressourcen in die Umsetzung der neuen Konzeption einfließen.

2.      Automatisierung von Prozessen: Mittels Transponderausstattung können Arbeitsprozesse beschleunigt werden, Stapelverbuchung ist möglich.

3.      Auslagern von Prozessen an den Kunden: Durch die Selbstbedienung reduzieren sich Wartezeiten. Auch die Anonymität bei der Verbuchung ist gewährleistet.

4.      Moderne Mediensicherung, zeitgemäßer Schutz vor Diebstahl.

5.      Service auch außerhalb der Öffnungszeiten durch 24-Stunden-Rückgabe

6.      Grobsortierung durch die Sortieranlage

7.      Entlastung des Personals durch Automatisierung von Routinearbeiten

Der Zeitplan zur Einführung und Inbetriebnahme der RFID-Anlage ist wie folgt geplant:

·                Auftragsvergabe: Januar 2019

·                Abschluss Einbau Selbstverbuchung Fassade: Ende Juli 2019

·                Abschuss Einbau Theke/Terminals/Gate: Ende September 2019

·                Offizieller Start Oktober 2019

Geplant ist, dass im Oktober 2019 die Selbstverbuchung für Kunden voll funktionstüchtig zur Verfügung steht. Begleitend zur Inbetriebnahme der RIFD-Anlage werden die Mitarbeiterinnen der Mediathek den Kunden mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Für die Installation und Inbetriebnahme der RFID-Anlage sind 190.000 € und 25.000 € für den Umbau der Theke im Haushalt 2019 unter I277208500000 veranschlagt.

Aufgrund der Wartungsverträge für alle RFID-Gerätefallen fallen jährliche Kosten in Höhe von ca. 6 % der jeweiligen Auftragssumme als Folgekosten an.

Die Verwaltung hat bei der Angebotseinholung für die RFID-Anlage auf ein förmliches Verfahren verzichtet und sich für eine freihändige Vergabe entschieden. Eine öffentliche Ausschreibung oder beschränkte Ausschreibung sind unzweckmäßig, da nur bestimmte Unternehmen in Betracht kommen.

Das angebotene System muss in die Netzwerkumgebung der Stadt Bühl problemlos integriert werden können. Das LMS (bibliothecaPlus)) läuft über eine citrix-Lösung (Hosting über ITEOS). Ein Nachweis über die Kompabilität muss schriftlich erbracht werden.

Diesen Nachweis können lt. ITEOS zurzeit nur die Firmen bibliotheca und EasyCheck liefern.

Die zuständige Fachabteilung hat in Absprache mit der Revision und der zentralen Vergabestelle drei Unternehmen am 19.12.2018 zur Angebotsabgabe (Angebotsbindung bis 15.02.2019) bis zum 14.01.2019, aufgefordert, die in Deutschland in öffentlichen Bibliotheken RFID-Anlagen betreiben:

1.   bibliotheca, Grathwohlstraße 5, 72762 Reutlingen

2.   EasyCheck GmbH & Co. KG, Steinbeisstraße 12, 73037 Göppingen

3.   Mk Solutions GmbH, Einsteinstr. 10, 53757 Sankt Augustin

Alle drei Unternehmen waren persönlich in der Mediathek vor Ort und haben ihre Anlagen vorgestellt.

Das Ergebnis der Angebotsöffnung (14.01.2019) wird in der Gemeinderatssitzung vorgestellt, da bis zur Versendung der Gemeinderatsunterlagen an die Sitzungsteilnehmer noch keine Detailbewertung der eingegangenen Angebote durchgeführt werden konnte.

II. Finanzielle Auswirkungen:

Im Haushalt 2019 sind 190.000 € für die Beschaffung der RFID eingestellt.

Anlagenverzeichnis: