II. Beschlussvorschlag:

 

Der Gemeinderat nimmt den Sachstandsbericht zum Ratsinformationssystem zur Kenntnis.

 

 

I. Sachverhalt:

 

• Ausgangssituation

 

Bereits im Jahr 2010 wurde bei der Stadt Bühl damit begonnen, den Sitzungsdienst über ein Ratsinformationssystem abzuwickeln. Die erhofften Verbesserungen im Arbeitsablauf sind jedoch weitestgehend ausgeblieben, weil das damals ausgewählte System nicht so komfortabel wie erhofft war und auch innerhalb der Verwaltung nicht konsequent umgesetzt wurde.

 

• Auswahl des Ratsinformationssystems Session

 

Die Erfahrungen in vielen anderen Bereichen innerhalb der Verwaltung zeigen, dass eine Anlehnung an das Rechenzentrum (KIVBF) bei der Auswahl von geeigneter Software sinnvoll ist, da es bei Bedarf Schnittstellen zu anderen von der KIVBF unterstützten Programmen gibt. Im Bereich Sitzungsdienst bietet die KIVBF das Produkt Session der Firma Somacos an.

 

Das Jahr 2013 wurde dazu genutzt, sich intensiv mit diesem Programm und seinen einzelnen Modulen zu beschäftigen, u.a. durch eine Vorstellung im Hause und das Einholen von Informationen bei Kommunen, die dieses System bereits verwenden.

 

Wunsch und Ziel war es, das Grundmodul Session mit dem Modul Sitzungsgeld und insbesondere mit den Modulen SessionNet und Mandatos einzuführen, einer Informationskomponente, die u.a. das Arbeiten mit den Unterlagen über das Internet ermöglicht, was einem vielfach geäußerten Wunsch aus den Reihen des Gemeinderats entspricht.

 

• Einführung von Session, SessionNet und Mandatos

 

Nach der Entscheidung für das Produkt Session der Firma Somacos 2014 wurde die Installation des Grundmoduls vorbereitet und seitens der Firma durchgeführt. Nach Einpflegen der Stammdaten, Durchführung einer Grundlagenschulung und Anpassung aller Dokumente konnten 2015 das Modul SessionNet installiert, innerhalb der Verwaltung getestet und letzte Anpassungen vorgenommen werden.

 

Seit Juli 2015 sind das Bürgerinformationsportal (über die Homepage der Stadt Bühl) und das Gremieninformationsportal aktiv, wozu alle Gemeinderatsmitglieder ihre Zugangsdaten erhielten.

 

Nachdem in diesem Frühjahr auch die Führungskräfte der Verwaltung ihre Zugangsdaten zu SessionNet erhielten, wurde der Versand der Protokolle von Gemeinderats- und Ausschusssitzungen in Papierform eingestellt.

 

Nach dem Erwerb der Komponente Mandatos und Mandatos iPad App läuft seit einiger Zeit die Testphase mit dieser App innerhalb der Geschäftsstelle des Gemeinderats, welche jetzt auf jeweils zwei Mitglieder pro Gemeinderatsfraktion erweitert wird.

 

Im Jahr 2017 ist vorgesehen, dass alle weiteren Stadträtinnen und Stadträte ein iPad mit der Mandatos iPad App erhalten.

 

• Verbesserung/Optimierung im Sitzungsdienst

 

Durch die automatisierte Weitergabe der Daten ins Internet können die neue, verlängerte Bereitstellungsfrist der Unterlagen gewährleistet und darüber hinaus Übertragungsfehler vermieden werden.

 

Dem Gemeinderat und den Führungskräften der Verwaltung stehen alle Sitzungsunterlagen unmittelbar im Gremieninformationsportal zur Verfügung.

 

Darüber hinaus stehen Interessierten aus der Bevölkerung alle öffentlichen Sitzungsunterlagen im Bürgerinformationsportal über die Homepage der Stadt Bühl zur Verfügung.

 

• Ausblick/Ziele

 

Mit der Einführung von Mandatos/Mandatos iPad App soll der Sitzungsdienst zukünftig weitgehend papierlos ablaufen, was das Verfahren wesentlich vereinfacht.

 

Ein nächstes Ziel soll die Einführung des Moduls Sitzungsgeld sein, um auch hier Vereinfachungen im Ablauf zu erreichen.

 

 

Beratungsergebnis Abstimmung/Wahl			laut Beschluss- vorschlag	Abweichender Beschluss
Ja	Nein	Enthalten