III. Beschlussvorschlag:

1. Der Gemeinderat überträgt der Stabsstelle Revision ab 01.11.2017 gemäß
   § 112 Abs. 2 GemO als weitere Aufgaben

a)    die Prüfung der Ausschreibungsunterlagen und des Vergabeverfahrens auch vor dem Abschluss von Lieferungs- und Leistungsverträgen

b)    die Prüfung der Rechnungs- und Wirtschaftsführung (Buch-, Betriebs- und Kassenprüfungen sowie Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von Verfahren) bei den Beteiligungsunternehmen Bühler Innovations- und Technologie-zentrum GmbH, Bühler Sportstätten GmbH und Stadtwerke Bühl GmbH sowie der Tiefgaragengemeinschaft Volksbank Bühl/Stadt Bühl GdbR

2. Der Gemeinderat weist den Oberbürgermeister an, als Vertreter der Stadt Bühl in den Gesellschafterversammlungen der Bühler Sportstätten GmbH, der Stadtwerke Bühl GmbH, der Bühler Innovations- und Technologiezentrum GmbH und der Tiefgaragengemeinschaft Volksbank Bühl/Stadt Bühl GdbR die für die Umsetzung des Beschlusses unter 1 b) notwendigen Gesellschafterbeschlüsse zu fassen.

I. Sachverhalt:

Das Rechnungsprüfungsamt (im folgenden Revision) hat nach der GemO als gesetzliche Pflichtprüfung die örtliche Prüfung

1.    des Jahresabschlusses und des Gesamtabschlusses der Stadt (§ 110 GemO)

2.    des Jahresabschlusses der Eigenbetriebe und des Sonder- und Treuhand-vermögens (§ 111 GemO)

vorzunehmen.

Der Gemeinderat kann der Revision nach § 112 Abs. 2 GemO zusätzlich zu den gesetzlichen Pflichtprüfungen weitere Aufgaben übertragen.

Bisher wurden der Revision schon folgende weitere Aufgaben übertragen:

1.    Prüfung von Verwendungsnachweisen über die zweckentsprechende Verwendung von Zuschüssen/Zuwendungen des Bundes und des Landes

2.    Prüfung der Jahresrechnung der kommunalen Stiftung "Naturschutzstiftung Waldhägenich der Stadt Bühl" (GRB vom 12.06.1989)

3.    Prüfung der Betätigung der Stadt als Gesellschafterin bei der Stadtwerke Bühl GmbH (GRB vom 03.07.1989)

4.    Visa-Kontrolle aller Belege über 2.500 €, eine jährliche Kassenprüfung und eine zweijährliche Prüfung der Zahlstellen und Handvorschüsse bei der Stadtwerke Bühl GmbH (GRB vom 11.12.1989)

5.    örtliche Prüfung der Zweckverbände "Abwasserbeseitigung Bühl und Umgebung" und "Wasserversorgung Bühl und Umgebung" (GRB vom 03.05.2000)

6.    Prüfung der Betätigung der Stadt als Gesellschafterin bei der Bühler Innovations- und Technologie Zentrum GmbH (GRB vom 16.12.2009)

7.    Prüfung der Betätigung der Stadt als Gesellschafterin bei der Bühler Sportstätten GmbH (GRB vom 16.12.2009)

8.    Prüfung der Kasse und des Bestandes der Verkaufsartikel der Bühler Sportstätten GmbH (GRB vom 16.12.2009)

Weitere der örtlichen Prüfungseinrichtung noch nicht übertragene Aufgaben sind u. a.

a)    die Prüfung der Ausschreibungsunterlagen und des Vergabeverfahrens auch vor dem Abschluss von Lieferungs- und Leistungsverträgen

(§ 112 Abs. 2 Ziff. 2 GemO)

b)    die Buch-, Betriebs- und Kassenprüfungen, die sich die Gemeinde bei einer Beteiligung, bei der Hergabe eines Darlehens oder sonst vorbehalten hat

(§ 112 Abs. 2 Ziff. 4 GemO)

Die Gemeindeprüfungsanstalt BW (GPA) hat bei der von November 2015 bis Mai 2016 vorgenommenen überörtlichen Finanzprüfung darauf hingewiesen, dass der Gemeinderat der Revision die zusätzlichen Aufgaben nach § 112 Abs. 2 GemO übertragen sollte, damit dadurch umfassende abschließende Prüfungen vorgenommen werden können.

a)    Ausschreibungen und Vergabeverfahren:

Die Stadt ist nach § 31 Abs. 1 Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) verpflichtet, bei Aufträgen für Lieferungen oder Leistungen durch öffentliche Ausschreibung die Marktchancen zu nutzen. Dabei gelten nach § 60 Abs. 1 GemHVO für den Bereich der Eigenbetriebe und andere Sondervermögen sowie Treuhandvermögen, auf welche die Vorschriften für die Wirtschafts-führung und das Rechnungswesen des Eigenbetriebs sinngemäß angewendet werden, die gleichen Grundsätze und Richtlinien.

Nach den §§ 110 und 111 GemO ist bei der Jahresabschlussprüfung grund-sätzlich nachlaufend zu prüfen, ob bzw. dass die haushaltsrechtlich bindenden Vergabevorschriften eingehalten werden.

Bei der Übertragung dieser weiteren Aufgabe nach § 112 Abs. 2 Ziff. 2 GemO geht es deshalb um eine zeitliche Vorverlegung sowie um die Ausweitung der Rechts- und Ordnungsmäßigkeitsprüfung auf eine Prüfung auch in Richtung der Zweckmäßigkeit insbesondere in Bezug auf die Vergabe-unterlagen und das Vergabeverfahren.

Außerdem geht es dabei auch um die Prüfung solcher Vergaben, die nach den §§ 31 und 60 Abs. 1 GemHVO nicht an rechtliche Verfahrensvorschriften gebunden sind. Insbesondere gilt dies für Leistungen im Sinne der (bisherigen) VOL.

Auch wenn die Prüfungshandlungen nach den §§ 110, 111 und 112 Abs. 1 GemO grundsätzlich nachlaufende Kontrollen sind, rechtfertigen es die rechtlichen und technischen Schwierigkeiten bei Vergaben und die denkbaren erheblichen finanziellen Folgen bei Vergabeverstößen, in diesen Fällen die örtliche Prüfung zur Absicherung des Verfahrens bereits vorgreifend tätig werden zu lassen. Dazu kommt, dass der für Korruption besonders anfällige Vergabebereich durch das Mehraugenprinzip und die Unabhängigkeit der Prüfung stärker geschützt und gesichert wird (Sauberkeit der Verwaltung).

Da § 112 Abs. 2 Ziff. 2 GemO ausdrücklich zulässt, dass auch vor dem Abschluss von Lieferungs- und Leistungsverträgen die Ausschreibungsunter-lagen und die Vergabeverfahren geprüft werden, kann die Prüfung bereits vor einer Ausschreibung und vor dem Versand der Leistungsverzeichnisse und damit präventiv einsetzen.

b)   Prüfung Rechnungs- und Wirtschaftsführung der städt. Unternehmen:

Die Stadt Bühl hält im Wege der unmittelbaren Beteiligung bei der Bühler Innovations- und Technologiezentrum GmbH (BITZ) sowie der Bühler Sportstätten GmbH (BSS) jeweils zu 100 % das bilanzierte gezeichnete Kapital (BITZ 375 TEuro, BSS 5 Mio. Euro). Die BSS hält wiederum zu 100 % das bilanzierte gezeichnete Kapital der Stadtwerke Bühl GmbH (SWB) von
11 Mio. Euro, so dass die Stadt Bühl hier eine mittelbare Beteiligung hat.

Außerdem ist die Stadt mit 54 % (und die Volksbank Bühl mit 46 %) an der Tiefgaragengemeinschaft Volksbank Bühl/Stadt Bühl GdbR (TiGa) beteiligt.

Nach § 103 Abs. 1 Ziff. 3 und 5 d GemO darf die Gemeinde ein Unternehmen in einer Rechtsform des privaten Rechts nur dann errichten oder sich daran beteiligen, wenn sie einen angemessenen Einfluss insbesondere im Aufsichtsrat oder in einem entsprechenden Überwachungsorgan des Unternehmens erhält und dem Rechnungsprüfungsamt die Befugnisse zur Prüfung der Betätigung der Gemeinde bei dem Unternehmen eingeräumt sind. Außerdem hat sie nach § 103 Abs. 3 GemO ein Unternehmen in einer Rechtsform des privaten Rechts, an dem sie mit mehr als 50 % beteiligt ist, so zu steuern und zu überwachen, dass der öffentliche Zweck nachhaltig erfüllt und das Unternehmen wirtschaftlich geführt wird. Dabei sind Zuschüsse der Gemeinde zum Ausgleich von Verlusten so gering wie möglich zu halten.

Für die TiGa könnte nach Ansicht der GPA aufgrund von § 103 Abs. 1 Satz 2 GemO bei der Rechtsaufsichtsbehörde eine Ausnahme von dem Prüfungs-erfordernis nach § 103 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 Buchst. b GemO beantragt werden. Außerdem empfiehlt sie, in diesem Zusammenhang aufgrund von
§ 103 Abs. 1 Satz 3 GemO auch die Erteilung einer Ausnahmebewilligung für die Erfordernisse der Rechnungslegung zu beantragen. Diese Ausnahme gilt grundsätzlich nur bei Unternehmen mit „einfachen Verhältnissen“, wobei hier vor allem auch der Umfang der Geschäftstätigkeit maßgebend ist, sofern andere geeignete Prüfungsmaßnahmen vorgenommen werden.

Als andere geeignete Prüfungsmaßnahmen (Ersatzprüfung) gilt die Buch-, Betriebs- und Kassenprüfung. Diese Tätigkeit wird in der Regel an die
– soweit vorhanden – örtlichen Rechnungsprüfungsämter bzw. an die über-örtlichen Prüfungseinrichtungen (Landratsämter oder GPA) übertragen.

Grundsätzlich erfolgt die Steuerung der Beteiligungsunternehmen durch die Stadt über die eigens dazu eingerichtete Stabsstelle Beteiligungs-management.

Das Beteiligungsmanagement seinerseits unterliegt wieder der Überprüfung durch die Revision im Rahmen der Betätigungsprüfung. Hierbei wird aber nur überprüft, ob und inwieweit die Stadt ihren Kontrollrechten bei den Beteiligungsunternehmen nachgekommen ist bzw. in der Lage war, den erforderlichen angemessenen Einfluss auszuüben.

Die Prüfung der Wirtschaftlichkeit der Beteiligungsunternehmen und hier insbesondere der Erforderlichkeit und Angemessenheit von Ausgaben und der Vergabepraxis wäre eigentlich Sache des Beteiligungsmanagements. Da der Leiter dieser Stabsstelle gleichzeitig im Nebenamt Geschäftsführer der BSS ist, die wiederum die vollständigen Anteile an der SWB hält, ist eine Kontrolle nicht möglich.

Diese kann nur durch eine unabhängige und weisungsfreie Institution wie die Revision ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Nach den Vorschriften der Gemeindeordnung muss der jeweilige Jahres-abschluss der drei Gesellschaften zwar durch einen Wirtschaftsprüfer geprüft werden. Von der durch die geprüfte Gesellschaft beauftragten externen und nur temporär tätigen Wirtschaftsprüfung wird allerdings nur die Jahresabschlussprüfung, d. h. die Prüfung der Buchhaltung und Bilanzierung vorgenommen. Eine Beurteilung der Wirtschaftlichkeit erfolgt hier nur insoweit, als dass festgestellt wird, ob eine Unternehmensfortführung wahrscheinlich ist.

Im Gegensatz dazu kann die Revision – ohne Beauftragung durch den Geprüften – ganzjährig laufend prüfen und dabei auch die Wirtschaftlichkeit und Organisation untersuchen, Kassenprüfungen vornehmen oder auch die Vergabepraxis untersuchen.

Im Rahmen der Prüfung der Wirtschaftlichkeit kann auch geprüft werden, ob die Ausgaben angemessen und auch vergleichbar sind, damit die Stadt
– sofern erforderlich – nur einen möglichst geringen Zuschuss zum Verlustausgleich aufbringen muss. Dazu dienen auch Belegprüfungen u. a. von Positionen der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bei diesen Beteiligungen, die Untersuchung des Beschaffungswesens, die Prüfung der Verbindlichkeiten bzw. auch der sonstigen betrieblichen Aufwendungen.

Durch diese – im Gegensatz zu der Wirtschaftsprüfung – umfassende Prüfung kann sichergestellt werden, dass die Stadt einerseits ihren gesetzlich verankerten Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten nachkommt und zum anderen innerhalb des „Konzerns Stadt“ mit allen dazu gehörenden Gesellschaften eine Einheitlichkeit vorhanden ist. Die gegebenen unterschiedlichen Bedingungen, wie z. B. die Wettbewerbssituation bei der Stadtwerke Bühl GmbH, werden dabei selbstverständlich berücksichtigt.

II. Finanzielle Auswirkungen:

Keine, die zusätzlich übertragenen Prüfungen werden in die laufenden Prüfungstätigkeiten integriert.

Anlagenverzeichnis: